國家稅務總局公告2012年第24號規定：有關備案單證：出口企業應在申報出口退(免)稅后15日內，將所申報退(免)稅貨物的下列單證，按申報退(免)稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點，以備主管稅務機關核查。

1.外貿企業購貨合同、生產企業收購非自產貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下簽訂的補充合同等;

2.出口貨物裝貨單;

3.出口貨物運輸單據(包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據、郵政收據等承運人出具的貨物單據，以及出口企業承付運費的國內運輸單證)。

若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業可用具有相似內容或作用的其他單證進行單證備案。除另有規定外，備案單證由出口企業存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。視同出口貨物及對外提供修理修配勞務不實行備案單證管理。

如何辦理出口退免稅認定

出口企業應在規定的時間內，領取填報《出口企業退稅登記表》，并根據具體情況，持以下資料的原件及復印件到所在地主管出口退稅的稅務機關申請辦理退(免)稅登記證：

(1)有進出口經營權的內資企業需提供外經貿部及其授權單位批準并授予其進出口經營權的批件;外商投資企業需提供《中華人民共和國外商投資企業批準證書》;實行進出口經營權登記制的國有、集體生產企業，需提供省級外經貿主管部門頒發的《生產企業自營進出口權登記證書》;

(2)國家工商行政管理部門核發的《企業法人營業執照》(副本);

(3)主管征稅的國家稅務機關核發的《稅務登記證》(副本);

(4)主管海關核發的《自理報關單位注冊登記證明書》;

(5)出口企業開設的基本賬號、退稅賬戶和銀行開戶證明;

(6)外經貿部批準使用中國政府優惠貸款和合資合作項目基金援外出口的批文(援外出口企業用);

(7)委托出口協議(無進出口經營權的生產企業用);

(8)中標單位所在地國家稅務局簽發的《中標證明通知書》(無進出口經營權的中標企業用);

(9)分部門申報退稅的部門代碼書面申請;

(10)主管稅務機關要求提供的其他證件、資料。

上述1-5項資料為取得自營進出口權的出口企業提供，6-8項資料為特許辦理退(免)稅登記的企業提供，第9項為分部門申報退稅的企業提供，第10項為所有辦理退(免)稅登記的企業均需提供。